ATAPKOTA.COM, MEDAN — Pemerintah Provinsi Sumatera Utara (Pemprov Sumut) bersama Badan Kepegawaian Negara (BKN) mempercepat pemulihan, rekonstruksi, dan rehabilitasi arsip kepegawaian Aparatur Sipil Negara (ASN) yang terdampak bencana banjir bandang dan longsor di sejumlah wilayah Sumatera.
Langkah tersebut dilakukan untuk menjaga keberlangsungan administrasi kepegawaian sekaligus mengantisipasi risiko kehilangan maupun kerusakan dokumen akibat bencana.
Kegiatan Penyelenggaraan Rekonstruksi dan Rehabilitasi Arsip ASN Terdampak Bencana di Wilayah Kantor Regional VII BKN Medan sekaligus penyerahan bantuan Dewan Pengurus Nasional KORPRI berlangsung di Aula Raja Inal Siregar, Kantor Gubernur Sumut, Jalan Pangeran Diponegoro Nomor 30, Medan, Selasa (29/9/2026).
Pj Sekretaris Daerah Provinsi Sumut Timur Tumanggor mengatakan arsip kepegawaian memiliki fungsi penting dalam berbagai proses manajemen ASN.
“Data dan dokumen kepegawaian diperlukan dalam berbagai proses manajemen ASN, mulai dari pengangkatan, kepangkatan, jabatan, pengembangan karier, pemenuhan hak kepegawaian, hingga proses purnabakti dan pemberian hak pensiun,” ujar Timur.
Menurut dia, ketika arsip ASN terdampak bencana, proses rekonstruksi dan rehabilitasi menjadi kebutuhan penting untuk memastikan data kepegawaian tetap tersedia dan dapat digunakan.
Timur juga mendorong jajaran pengelola kepegawaian meningkatkan pengamanan, pemutakhiran, pencadangan, serta integrasi data. Upaya tersebut harus tetap memperhatikan keamanan informasi dan ketentuan kearsipan yang berlaku.
“Data ASN merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan sehingga harus tetap tersedia, akurat, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan,” katanya.
Direktur Arsip Kepegawaian ASN BKN Ruri Citra Diani menyampaikan hasil pendataan terhadap ASN di wilayah terdampak bencana di Sumatera.
Di Sumatera Utara tercatat 7.879 PNS pada 12 instansi. Sementara di Sumatera Barat terdapat 54.768 PNS pada 18 instansi, sedangkan Aceh tercatat 59.231 PNS pada 11 instansi.
BKN juga mencatat perkembangan penyelamatan arsip ASN secara nasional. Hingga 25 September 2026, sebanyak 3.516.539 arsip ASN pada 39 instansi yang terdampak bencana di Indonesia telah berhasil diselamatkan.
Jumlah tersebut meningkat dibandingkan capaian per 1 Desember 2025 yang tercatat sebanyak 1.142.925 arsip ASN.
Ruri mengatakan peningkatan tersebut juga menunjukkan adanya peningkatan kesadaran ASN untuk menyimpan dan melakukan digitalisasi arsip sebagai bagian dari transformasi digital manajemen ASN.
Deputi Bidang Sistem Informasi dan Digitalisasi Manajemen ASN BKN RI Jumiati mengatakan pengelolaan arsip ASN menjadi bagian penting dalam membangun layanan manajemen ASN yang lebih mudah, cepat, dan berkualitas.
Menurutnya, kebijakan tersebut sejalan dengan Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip ASN melalui Lemari Digital Document Management System (LeDi-DMS).
BKN menghadirkan LeDi-DMS sebagai bagian dari pengelolaan arsip ASN secara terintegrasi. Sistem tersebut mencakup arsip yang sejak awal dibuat dalam format digital (born digital) maupun arsip fisik yang telah dialihmediakan ke bentuk digital.
Jumiati mengatakan digitalisasi tidak hanya ditujukan untuk menyimpan arsip, tetapi juga memastikan dokumen terlindungi, valid, mudah diakses, dan dapat dimanfaatkan dalam pelayanan manajemen ASN.
“Dengan pemanfaatan LeDi-DMS, kita ingin memastikan bahwa Arsip ASN tidak hanya tersimpan secara digital, tetapi juga terlindungi, valid, mudah diakses, dan dapat dimanfaatkan,” ujar Jumiati.
Menurut dia, pengelolaan arsip ASN berbasis digital menjadi salah satu fondasi dalam membangun layanan manajemen ASN yang terintegrasi dan berbasis data.
Pemulihan arsip pascabencana sekaligus memperlihatkan pentingnya sistem pencadangan dan digitalisasi dokumen kepegawaian. Bagi pemerintah daerah, ketersediaan arsip yang aman dan valid menjadi bagian penting untuk memastikan hak serta administrasi ASN tetap dapat diproses meski terjadi gangguan akibat bencana.(AP/red)
