ATAPKOTA.COM, MEDAN – Pemerintah Provinsi Sumatera Utara (Pemprov Sumut) terus menyempurnakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Tata Administrasi Persuratan (Simantap) untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi administrasi di lingkungan organisasi perangkat daerah (OPD). Pembaruan ini diharapkan mempermudah pengelolaan surat-menyurat sekaligus mendukung kelancaran pelaksanaan program pembangunan bagi masyarakat.
Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika (Kominfo) Sumut, Erwin Hotmansah Harahap, menyampaikan hal tersebut saat sosialisasi pembaruan aplikasi Simantap di Aula Raja Inal Siregar, Kantor Gubernur Sumut, Jalan Diponegoro, Medan, Selasa (27/10/2026).
“Pembaruan ini mencakup banyak hal, secara umum untuk efisiensi administrasi atau surat menyurat secara elektronik lebih mudah dan cepat lagi,” kata Erwin.
Gubernur Sumut Muhammad Bobby Afif Nasution meluncurkan aplikasi Simantap pada 13 Januari 2026 di Aula Raja Inal Siregar, Kantor Gubernur Sumut.
Pada tahap awal, aplikasi tersebut baru menyediakan fitur pengelolaan surat keluar. Seiring pengembangannya, Pemprov Sumut menambahkan sejumlah fitur untuk memperluas fungsi dan mempermudah proses administrasi pemerintahan.
Fitur terbaru tersebut meliputi pengelolaan surat masuk, tanda tangan elektronik untuk dokumen dengan banyak halaman, tindak lanjut surat, disposisi, serta fitur administrasi khusus.
Melalui pembaruan tersebut, surat masuk dan surat keluar dapat dikelola secara lebih terstruktur dan terdokumentasi. Sistem ini juga memungkinkan pengguna memantau proses administrasi secara real time.
Selain itu, fitur notifikasi membantu pimpinan OPD mengetahui adanya surat masuk sehingga dapat segera memeriksa dan menentukan tindak lanjut sesuai kebutuhan.
Erwin menjelaskan, salah satu manfaat Simantap adalah memberikan kemudahan bagi pimpinan OPD dalam mengakses surat meskipun sedang menjalankan tugas di luar kota.
Dengan aplikasi tersebut, pimpinan tetap dapat menerima informasi dan melihat surat yang masuk ke instansinya tanpa harus berada di kantor. Kondisi ini diharapkan mengurangi hambatan administrasi dan mempercepat proses pengambilan keputusan.
“Pembaruan ini semakin mempermudah pimpinan OPD sebagai pengambil kebijakan untuk menindaklanjuti surat yang masuk ke instansinya,” ujar Erwin.
Kemudahan akses tersebut menjadi bagian dari upaya Pemprov Sumut mendorong pemanfaatan teknologi digital dalam tata kelola pemerintahan, terutama untuk meningkatkan efektivitas komunikasi dan koordinasi antarlembaga.
Saat ini, aplikasi Simantap telah digunakan di lingkungan OPD Pemprov Sumut. Pemerintah provinsi juga mengembangkan sistem tersebut agar dapat dimanfaatkan oleh badan usaha milik daerah (BUMD).
“Bukan hanya OPD yang menggunakan aplikasi ini, sekarang telah dikembangkan untuk digunakan BUMD-BUMD Pemprov Sumut,” kata Erwin.
Perluasan penggunaan Simantap diharapkan dapat membantu menyelaraskan proses administrasi di lingkungan pemerintah provinsi dan BUMD. Dengan sistem persuratan elektronik yang semakin terintegrasi, pengelolaan dokumen diharapkan menjadi lebih praktis, cepat, dan mudah ditelusuri.
Penyempurnaan aplikasi ini merupakan bagian dari upaya Pemprov Sumut meningkatkan efisiensi birokrasi melalui pemanfaatan teknologi digital, sehingga proses administrasi dapat mendukung pelaksanaan tugas pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat secara lebih optimal.(AP/red)
