ATAPKOTA.COM, MEDAN – Biro Administrasi Pimpinan (Adpim) Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara (Setdaprov Sumut) memperkuat digitalisasi tata kelola administrasi pimpinan untuk memastikan pelayanan pemerintahan tetap berjalan meski aktivitas Gubernur berlangsung di luar Kota Medan, termasuk ketika berkantor di wilayah kepulauan dan daerah terpencil.
Pemanfaatan teknologi tersebut salah satunya dilakukan melalui Sistem Informasi Manajemen Tata Administrasi Persuratan Sumatera Utara (SIMANTAP). Plt. Kepala Biro Adpim Sumut Reza Prima Kurniawan mengatakan aplikasi tersebut memungkinkan proses administrasi pimpinan dilakukan tanpa bergantung pada keberadaan fisik pimpinan di kantor pemerintahan.
“Penggunaan teknologi digital melalui aplikasi SIMANTAP, administrasi pimpinan tetap bisa berjalan baik di manapun dan kapanpun, meskipun Pak Gubernur sedang berkantor di daerah seperti di Kepulauan Nias,” ujar Reza dalam konferensi pers yang digelar Dinas Komunikasi dan Informatika Sumut di Lobby Dekranasda, Kantor Gubernur Sumut, Jumat (18/9/2026).
Menurut Reza, digitalisasi menjadi bagian dari penyesuaian tata kelola pemerintahan terhadap kebutuhan pelayanan yang semakin dinamis. Biro Adpim tidak hanya mengembangkan sistem administrasi berbasis teknologi, tetapi juga melakukan sejumlah pembenahan internal.
Langkah tersebut meliputi pembangunan sistem e-monitoring kinerja biro, pelatihan lanjutan di bidang pelayanan publik dan protokol digital, serta revisi standar operasional prosedur (SOP).
Biro Adpim juga menyiapkan panduan protokol untuk kegiatan yang berlangsung secara hybrid, pedoman komunikasi digital pimpinan secara terpadu, serta pelatihan bagi personel protokol dan pengamanan kegiatan.
Kepala Bagian Perencanaan dan Kepegawaian Biro Adpim Sumut Muhammad Roja Sanofa menjelaskan, digitalisasi persuratan menjadi salah satu bagian yang memungkinkan administrasi pimpinan tetap berjalan ketika pimpinan berada di luar daerah.
Menurut Roja, proses surat-menyurat telah dilakukan melalui SIMANTAP, termasuk penggunaan tanda tangan elektronik.
“Administrasi surat menyurat kita laksanakan melalui aplikasi SIMANTAP sehingga di mana pun pimpinan tetap bisa berjalan tanpa kendala. Untuk tanda tangan surat juga sudah by electronic sehingga semua urusan administrasi sudah bisa dilaksanakan melalui aplikasi,” kata Roja.
Dengan sistem tersebut, keberadaan pimpinan di luar kantor tidak secara otomatis menghentikan proses administrasi. Dokumen dapat diproses melalui sistem yang telah digunakan Biro Adpim.
Namun, efektivitas digitalisasi administrasi pemerintahan tidak hanya ditentukan oleh tersedianya aplikasi. Keandalan sistem, keamanan data, integrasi dengan sistem pemerintahan lainnya, mekanisme otorisasi, serta kesiapan sumber daya manusia menjadi bagian penting yang perlu dipastikan.
Biro Adpim Kembangkan Manajemen Acara Digital
Selain persuratan, Biro Adpim Sumut juga mengembangkan sistem manajemen kegiatan atau event management digital untuk mendukung agenda pimpinan.
Sistem tersebut diarahkan untuk membantu koordinasi kegiatan sekaligus memantau pengalaman tamu utama sebagai bagian dari upaya meningkatkan kualitas pelayanan dan citra Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.
Reza mengatakan pembenahan tersebut merupakan bagian dari komitmen Biro Adpim dalam memperkuat koordinasi dan efektivitas pelayanan birokrasi.
“Kami berkomitmen untuk terus memperkuat koordinasi pimpinan, meningkatkan efektivitas pelayanan birokrasi, serta memperkuat citra pemerintah daerah melalui protokol dan komunikasi pimpinan,” katanya.
Di tengah tingginya aktivitas pimpinan daerah, Reza menyebut pelaksanaan kegiatan dapat dikoordinasikan melalui kerja tim dan pembagian tugas antara pimpinan dan perangkat daerah.
“Pak Gubernur bekerja bukan ‘superman’, melainkan super tim. Semua saling berkoordinasi dengan pembagian tugas karena Gubernur juga dibantu Wagub, Sekda, juga pimpinan OPD. Semua berkolaborasi bahu-membahu membangun Sumut,” jelas Reza.
Penggunaan SIMANTAP dan berbagai sistem digital lainnya menjadi langkah untuk mengurangi ketergantungan administrasi terhadap jarak dan keberadaan fisik pimpinan. Namun, penerapan sistem digital juga membutuhkan ukuran kinerja yang jelas.
Publik perlu mengetahui, misalnya, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses surat sebelum dan setelah menggunakan SIMANTAP, berapa jumlah dokumen yang telah diproses secara elektronik, serta bagaimana mekanisme pengamanan dan pencadangan data.
Selain itu, perlu dipastikan bagaimana sistem menangani gangguan jaringan, kesalahan pengguna, akses tidak sah, maupun kondisi ketika layanan aplikasi mengalami gangguan.
Digitalisasi administrasi pada akhirnya bukan hanya soal memindahkan proses manual ke aplikasi. Sistem tersebut harus mampu membuat pelayanan lebih cepat, terdokumentasi, aman, dan dapat diawasi.
Jika indikator tersebut dapat dipenuhi dan dipublikasikan secara terukur, penggunaan SIMANTAP dan pengembangan tata kelola digital Biro Adpim Sumut dapat menjadi bagian penting dalam membangun administrasi pemerintahan yang lebih adaptif terhadap mobilitas pimpinan dan kebutuhan pelayanan publik.(AP/red)
